Контент-план в гугл-таблицах хорош ровно тем, чем плохи все красивые сервисы: он бесплатный, открывается с любого устройства, не требует обучения и не исчезает вместе с подпиской. Беда в том, что девять таблиц из десяти остаются просто списком строк, где статус пишут руками, даты вводят кто как, а через полгода никто не понимает, что тут опубликовано. Между списком и рабочим инструментом стоят четыре механизма: проверка данных, условное форматирование, пара формул и фильтры-виды. Собираются они за час, работают годами. Разберём каждый по очереди и соберём таблицу, в которую хочется заглядывать.
Колонки и проверка данных
Первое, что стоит сделать, — запретить свободный ввод там, где значений мало. Статус, рубрика, тип материала и автор должны выбираться из списка, а не набираться руками: иначе в одной таблице заведутся «готово», «Готово», «гтово» и «готова», и ни один фильтр, ни одна формула их не соберёт. Делается это проверкой данных: в правилах ячейки выбирается список значений или диапазон на служебном листе. Служебный лист удобнее: добавили рубрику в одном месте — она появилась во всех выпадающих списках. Там же держите список авторов и типов материала. Всё остальное — заголовок, ключ, ссылка, заметка — остаётся свободным текстом.
Набор колонок стоит держать коротким: дата публикации, рубрика, заголовок, ключевой запрос, тип, автор, статус, ссылка на черновик, ссылка на опубликованное. Девять колонок закрывают потребности блога с одним-двумя авторами, и каждая из них заполняется за секунду. Всё, что просится десятой, обычно живёт в заметке к ячейке или не нужно вовсе. Дату обязательно приводите к формату даты, а не текста: иначе сортировка выстроит строки по алфавиту, и пятое число окажется раньше второго. Проверить просто — настоящая дата прижимается к правому краю ячейки сама.
Условное форматирование: цвет вместо чтения
Таблица на сорок строк читается, таблица на четыреста — нет. Спасает цвет. Два правила закрывают почти всё. Первое красит строку по статусу: идея — серым, в работе — жёлтым, на вычитке — синим, опубликовано — зелёным. Задаётся это правилом с формулой, где ссылка на колонку статуса закрепляется знаком доллара по столбцу, а диапазон применения — вся строка. Второе правило подсвечивает просрочку: если дата уже прошла, а статус не «опубликовано», ячейка даты становится красной. Это единственный сигнал, который действительно нужен каждый день, и он избавляет от необходимости что-либо помнить.
- Цветов держите не больше четырёх: пятый перестаёт читаться и превращает лист в мозаику.
- Правило на просрочку ставьте первым в списке — порядок правил определяет, какое победит.
- Закрепляйте столбец знаком доллара, а строку нет: тогда правило растянется на весь диапазон.
- Для чужих глаз добавьте правило на пустой ключевой запрос: пустая ячейка светится и не даёт забыть.
- Раз в квартал проверяйте список правил: они копятся при вставке строк и начинают спорить.
Три формулы, которые правда нужны
Формул в таблице должно быть мало, и все они живут в шапке над данными, а не внутри строк. Первая — счётчик по статусам: функция подсчёта по условию по колонке статуса даёт четыре числа, и вы одним взглядом видите, сколько идей лежит и сколько текстов в работе. Вторая — счётчик по месяцу: та же функция с двумя условиями, по дате от первого числа и до последнего, показывает, сколько публикаций стоит в ближайшем месяце. Третья — дней до публикации: разность даты публикации и сегодняшней даты в отдельной колонке. Её удобно сортировать и по ней же вешается цвет.
Соблазн добавить четвёртую, пятую и десятую формулу велик, но каждая из них — это то, что придётся чинить после любой вставки столбца. Полезнее другое: сводная таблица на отдельном листе, которая раз в месяц показывает число публикаций по рубрикам. Она собирается мышкой, не ломается и отвечает на самый важный вопрос планирования: какая рубрика у вас перекормлена, а какая простаивает. Если в блоге две рубрики получили по пятнадцать статей, а три — по одной, это видно за секунду, и следующий месяц планируется уже с учётом перекоса.
Таблица полезна ровно настолько, насколько она отвечает на вопросы без чтения. Всё остальное в ней — украшения.
Фильтры-виды: своя таблица каждому
Главная недооценённая вещь в гугл-таблицах — режим фильтров-видов. Обычный фильтр меняет картину для всех, кто открыл лист, и в четыре руки с ним работать невозможно: один отфильтровал, у второго пропали строки. Фильтр-вид сохраняется отдельно, живёт под своим именем и не мешает соседу. Заведите четыре: «этот месяц» по дате, «мои» по автору, «в работе» по статусу, «без ключа» по пустой ячейке запроса. Каждый открывается в один клик и даёт готовый рабочий список. У каждого вида свой адрес, и его можно послать автору, чтобы он сразу видел только свои строки.
- Соберите служебный лист со списками и повесьте проверку данных на четыре колонки.
- Приведите даты к формату даты и отсортируйте лист по ней по возрастанию.
- Добавьте два правила условного форматирования: цвет по статусу и красный на просрочку.
- Поставьте в шапку три формулы: счётчик по статусам, счётчик месяца, дни до публикации.
- Создайте четыре фильтра-вида и закрепите верхнюю строку и первые две колонки.
Собранный так контент-план в гугл-таблицах выдерживает и сотню строк, и трёх человек, и год работы без переделки. Его единственная слабость — она же слабость любого плана: таблица не пишет статьи. Она лишь убирает из вечера вопрос «что дальше» и не даёт потерять текст между черновиком и публикацией. Если через месяц вы обнаружите, что половина колонок пустует, смело удаляйте их: лишняя колонка вредит больше, чем недостающая, потому что каждая требует решения при заполнении каждой строки.
Читайте также
- Контент-план для блога: шаблон и примеры
- Как автоматизировать таблицы тем, статусов и публикаций
- Контент-план в Notion: как собрать доску
Вопрос — ответ
Почему обычный список в гугл-таблице не становится рабочим контент-планом?
Девять таблиц из десяти остаются списком строк: статус пишут руками, даты вводят кто как, и через полгода никто не понимает, что опубликовано. Превратить список в инструмент помогают четыре механизма: проверка данных, условное форматирование, пара формул и фильтры-виды.
Какие колонки стоит держать в контент-плане?
Набор стоит держать коротким: дата публикации, рубрика, заголовок, ключевой запрос, тип, автор, статус и ссылки на черновик и опубликованное. Девять колонок закрывают потребности блога с одним-двумя авторами.
Как сделать так, чтобы просроченные публикации было видно?
Добавьте правило условного форматирования: если дата уже прошла, а статус не «опубликовано», ячейка даты становится красной. Это единственный сигнал, который нужен каждый день, и он избавляет от необходимости что-либо помнить.
Какие формулы действительно нужны в таблице контент-плана?
Нужны три: счётчик по статусам, счётчик публикаций по месяцу и количество дней до публикации. Все они живут в шапке над данными, а не внутри строк, чтобы не ломаться при вставке столбцов.
Как работать над таблицей вдвоём и не мешать друг другу?
Обычный фильтр меняет картину для всех, а фильтр-вид сохраняется отдельно и не мешает соседу. Заведите четыре вида: «этот месяц», «мои», «в работе» и «без ключа».
